Cómo hacer una factura en España: Guía Definitiva para Autónomos (2026)

*Última actualización: agosto de 2026 | Verificado por expertos fiscales según el RD 1619/2012 y el RD 1007/2023 (Veri\*Factu)*

⏱️ Tiempo estimado: 15 minutos de lectura | 📊 Dificultad: Inicial / Intermedio | 📜 Base Legal: Real Decreto 1619/2012 y Ley 37/1992 del IVA.

📋 Índice de Contenidos 1. ¿Qué es una factura y quién está obligado a emitirla en España? 2. Los 10 datos obligatorios que debe incluir toda factura por Ley 3. Cómo calcular el IVA y la retención del IRPF 4. Series y reglas de numeración de facturas según la AEAT 5. Tipos de facturas en España: Ordinaria, Simplificada, Rectificativa y Proforma 6. Casos prácticos resueltos: Ejemplos de facturas reales 7. Nuevos requisitos de facturación 2026/2027: Código QR y Veri\*Factu 8. Recursos descargables y herramientas para autónomos 9. Los 12 errores más frecuentes al hacer una factura (y cómo evitarlos) 10. Preguntas Frecuentes sobre la emisión de facturas 11. Normativa y legislación aplicable 12. Checklist final de verificación antes de enviar tu factura

1. ¿Qué es una factura y quién está obligado a emitirla en España?

Una factura es el documento mercantil y tributario expedido por un empresario o profesional que acredita jurídicamente la entrega de bienes o la prestación de servicios, determinando las cuotas impositivas devengadas (IVA e IRPF).

¿Quiénes están obligados a expedir factura? De acuerdo con el artículo 2 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), estás obligado a emitir factura si:

• Realizas una entrega de bienes o prestación de servicios en el desarrollo de tu actividad empresarial o profesional.
• Tu cliente es otro autónomo, una empresa o una persona jurídica (operaciones B2B).
• Tu cliente es un particular (persona física B2C) y exige expresamente factura para ejercer un derecho tributario.
• Realizas entregas de bienes destinadas a otro Estado miembro de la UE o exportaciones fuera de la UE.
• Percibes un cobro por anticipado antes de realizar la operación.

2. Los 10 datos obligatorios que debe incluir toda factura por Ley

Para que una factura completa u ordinaria sea plenamente válida ante una inspección de la Agencia Tributaria, debe constar de los 10 campos obligatorios marcados en el artículo 6 del RD 1619/2012:

1. 1Número y, en su caso, serie de la factura: Debe ser correlativo en el tiempo y no contener saltos.
2. 2Fecha de expedición: Día, mes y año en que se emite el documento.
3. 3Fecha de realización de las operaciones: Si es distinta a la fecha de expedición o si se ha percibido un pago anticipado.
4. 4Nombre y apellidos o denominación social completa: Tanto del emisor como del destinatario.
5. 5Número de Identificación Fiscal (NIF / CIF): Expedido por la administración española o por otro Estado miembro.
6. 6Domicilio fiscal completo: De la parte emisora y de la parte receptora.
7. 7Descripción detallada de las operaciones: Especificando número de unidades, precio unitario sin impuesto y descuentos no incluidos en la base.
8. 8Tipo impositivo de IVA aplicado: (21%, 10%, 4% o mención a la exención del artículo 20 de la LIVA).
9. 9Cuota tributaria de IVA resultante: Importe exacto del impuesto repercutido en euros.
10. 10Tipo y retención de IRPF (si procede): Desglose expreso de la retención del 15% o 7% cuando se factura a empresarios o profesionales.

3. Cómo calcular el IVA y la retención del IRPF

Al redactar el importe económico de tu documento, debes diferenciar con claridad tres conceptos clave:

• Base Imponible: Es la suma bruta acordada por los servicios o productos prestados, antes de impuestos.
• IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Es un impuesto indirecto que el autónomo recauda obligatoriamente para Hacienda.
• IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas): Es un pago a cuenta de tu declaración anual de la renta que tu cliente retiene e ingresa directamente en la AEAT en tu nombre.

Tipos de IVA en España (2026): * General (21%): Aplicable a la mayoría de servicios profesionales, honorarios y comercio. * Reducido (10%): Hostelería, transporte de viajeros, agua y ciertos bienes alimentarios. * Superreducido (4%): Alimentos de primera necesidad, libros, prensa y medicamentos. * Exento (0%): Servicios médicos, formación oficial, seguros y alquiler de vivienda habitual (Art. 20 LIVA).

Tipos de Retención de IRPF: * Tipo General (15%): Para todos los autónomos dados de alta en actividades profesionales o artísticas (Sección 2ª y 3ª del IAE). * Tipo Reducido para Nuevos Autónomos (7%): Aplicable durante el año de alta en el IAE y los dos años naturales siguientes.

Fórmula matemática de cálculo: $$\text{Total a Cobrar} = \text{Base Imponible} + \text{IVA (Base} \times \%) - \text{IRPF (Base} \times \%)$$

#### Ejemplo numérico práctico: Si acuerdas un trabajo por una Base Imponible de 1.000 € con un IVA del 21% y un IRPF del 15%: * Base Imponible: 1.000,00 € * (+) IVA (21%): +210,00 € * (-) Retención IRPF (-15%): -150,00 € * TOTAL LÍQUIDO A INGRESAR: 1.060,00 €

4. Series y reglas de numeración de facturas según la AEAT

La numeración de las facturas es uno de los aspectos más inspeccionados por la Agencia Tributaria. La norma exige que la numeración sea correlativa y sin saltos:

F-2026-001 ➔ F-2026-002 ➔ F-2026-003  ✅ CORRECTO (Serie anual correlativa)

F-2026-001 ➔ F-2026-003 ➔ F-2026-004 ❌ SANCTIONABLE (Salto de número sin justificar) `

¿Cuándo está permitido usar series de facturación distintas? El artículo 6.1.a del RD 1619/2012 permite crear series independientes cuando existan razones justificadas, como:

1. 1Diferentes centros de trabajo o establecimientos.
2. 2Operaciones de distinta naturaleza (por ejemplo, facturas ordinarias vs facturas simplificadas o rectificativas).
3. 3Facturación por cuenta de terceros.

5. Tipos de facturas en España: Ordinaria, Simplificada, Rectificativa y Proforma

No todas las facturas son iguales ni cumplen la misma función. A continuación se comparan las cuatro modalidades habituales:

6. Casos prácticos resueltos: Ejemplos de facturas reales

🟢 Caso A: Factura a una Empresa B2B en España * Emisor: Diseñador Freelance (Autónomo). * Cliente: Agencia de Marketing S.L. * Concepto: Diseño de marca e identidad visual. * Base Imponible: 500,00 € * IVA (21%): +105,00 € * IRPF (-15%): -75,00 € * Total Líquido: 530,00 €

🟢 Caso B: Factura a un Particular (B2C) * Emisor: Electricista Autónomo. * Cliente: Particular sin NIF de empresa. * Concepto: Reparación de instalación en vivienda. * Base Imponible: 200,00 € * IVA (21%): +42,00 € * IRPF: *Sin retención* (Los particulares no retienen IRPF). * Total Líquido: 242,00 €

🟢 Caso C: Factura con IVA Exento (Art. 20 LIVA) * Emisor: Profesor de Inglés dado de alta en IAE 826. * Cliente: Academia de Formación. * Concepto: Clases de formación oficial de idiomas. * Base Imponible: 800,00 € * IVA: 0 € (*"Operación exenta de IVA en virtud del Art. 20.Uno.9º de la Ley 37/1992"*). * IRPF (-15%): -120,00 € * Total Líquido: 680,00 €

7. Nuevos requisitos de facturación 2026/2027: Código QR y Veri\*Factu

La entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023 (Reglamento Veri\*Factu) transforma la forma en que los autónomos deben emitir y conservar sus facturas:

1. 1Inalterabilidad de registros: Queda prohibido modificar o eliminar facturas una vez generadas.
2. 2Código QR Obligatorio: Toda factura impresa o en PDF debe incluir un código QR que permita al cliente verificar su autenticidad directamente en la sede de la AEAT.
3. 3Huella Digital Chained (Hash SHA-256): Cada registro informático queda encadenado electrónicamente con el registro de la factura anterior.

Para comprender en detalle las fases de implantación y los plazos oficiales, consulta nuestra guía completa de Veri\*Factu 2026 y el análisis de la Ley Antifraude y sanciones del Art. 201 bis LGT.

8. Recursos descargables y herramientas para autónomos

Aprovecha nuestras herramientas y recursos oficiales gratuitos para simplificar la emisión de tus documentos:

• 📄 Manual práctico accesible en PDF de la AEAT: Descarga la Guía Oficial Veri\*Factu de la Agencia Tributaria.
• 🧮 Calculadora interactiva en línea: Utiliza el widget lateral de nuestra web para calcular instantáneamente desgloses con 21% de IVA y 15% o 7% de IRPF.
• 📱 Certificado Digital en movilidad: Revisa el paso a paso de nuestra guía para instalar el certificado digital en Android.

9. Los 12 errores más frecuentes al hacer una factura (y cómo evitarlos)

Evita las incidencias administrativas más comunes cometiendo alguno de estos fallos típicos:

10. Preguntas Frecuentes sobre la emisión de facturas

¿Puedo hacer una factura sin estar dado de alta como autónomo? Para emitir facturas de forma habitual debes estar dado de alta en la Agencia Tributaria (Modelo 036/037 en el IAE). Si la actividad es esporádica y no constituye tu medio de vida habitual ni alcanza el SMI en cómputo anual, la jurisprudencia permite facturar dándote de alta únicamente en Hacienda, pero es fundamental consultar tu caso particular con un asesor.

¿Qué ocurre si cometo un error en una factura ya enviada al cliente? Bajo ningún concepto debes editar el documento original o sustituirlo por el mismo número. La norma exige emitir una Factura Rectificativa con su propia serie específica que corrija los datos erroneous o anule el importe de la factura anterior.

¿Puedo emitir facturas con fecha del mes pasado? No. La fecha de emisión debe seguir un orden cronológico estricto conforme a la numeración correlativa. No puedes expedir la factura número 25 con fecha del 15 de agosto si la número 24 fue emitida el 20 de agosto.

¿Cuándo debo aplicar el 7% de IRPF en lugar del 15%? Puedes aplicar el tipo reducido del 7% durante el año en que te das de alta por primera vez en el régimen de autónomos (IAE profesional) y durante los dos ejercicios naturales siguientes. Para aplicarlo, debes notificar por escrito a tus clientes tu condición de nuevo autónomo.

¿Es obligatorio enviar la factura en formato PDF? Sí. Para que una factura enviada por medios electrónicos sea válida sin requerir firma electrónica avanzada, el documento debe garantizar la legibilidad y la integridad del contenido. El formato PDF es el estándar aceptado para este fin.

¿Cuánto tiempo estoy obligado a guardar las facturas expedidas y recibidas? La Ley General Tributaria exige conservar todas las facturas y justificantes durante un periodo mínimo de 4 años (plazo de prescripción del impuesto). Sin embargo, a efectos mercantiles, el Código de Comercio establece la obligación de mantener la documentación durante 6 años.

¿Qué diferencia hay entre una factura proforma y un presupuesto? Un presupuesto especifica las condiciones comerciales antes de acordar un trabajo. Una factura proforma es un borrador con apariencia de factura oficial que sirve como justificante bancario previa emisión del documento definitivo, pero carece de valor contable o fiscal.

¿Puedo utilizar una plantilla de factura en Excel o Word? Técnicamente sí para la creación inicial, pero con la implantación del Real Decreto 1007/2023 (Veri\*Factu), utilizar hojas de cálculo independientes entraña el riesgo de incumplir la exigencia de inalterabilidad y trazabilidad ininterrumpida de los registros de facturación.

11. Normativa y legislación aplicable

• 📜 Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre: *Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.*
• 📜 Ley 37/1992, de 28 de diciembre: *Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA).*
• 📜 Ley 35/2006, de 28 de noviembre: *Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (LIRPF).*
• 📜 Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre: *Reglamento de requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación (Veri\*Factu).*

12. Checklist final de verificación antes de enviar tu factura

Antes de enviar la factura por email a tu cliente, comprueba estos 5 puntos clave:

• ✅ ¿El número de factura sigue el orden cronológico exacto de la serie?
• ✅ ¿El NIF y la dirección fiscal de tu cliente son correctos?
• ✅ ¿Has aplicado el tipo de IVA adecuado (21%, 10%, 4% o exento)?
• ✅ ¿Has restado la retención de IRPF (-15% o -7%) si tu cliente es una empresa o profesional?
• ✅ ¿Has convertido la factura a formato PDF no editable?

Si deseas automatizar la creación de tus documentos sin riesgo de cometimiento de errores de numeración ni desgloses tributarios, puedes probar AdaptaFactura de forma 100% gratuita. Para conocer más sobre los distintos sistemas de facturación autonómicos y estatales, consulta nuestra matriz comparativa entre Veri\*Factu, TicketBai y SII.